E-Mail-Agent, der Ihr Postfach mitbetreut.

Liest eingehende Nachrichten, beantwortet Standardanfragen in Ihrem Namen, sortiert das Postfach vor und leitet alles, was wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht, direkt an Sie weiter. Sie behalten die Hoheit, der Agent macht die Routine.

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Was der Agent konkret tut

Was der E-Mail-Agent von Ihrem Tisch nimmt

Drei Routine-Aufgaben, die jeden Tag Zeit fressen, sich aber kaum verändern, von Woche zu Woche.

Standardantworten in Ihrem Ton

Anfragen wie „Was kostet eine Beratung?“, „Welche Termine sind frei?“, „Wie läuft das mit der Zahlung?“ werden direkt beantwortet, mit Ihrer Unterschrift, in Ihrer Tonalität.

Postfach vorsortieren

Wichtig, normal, Werbung — der Agent klassifiziert eingehende Mails und legt sie in die richtigen Ordner. Sie sehen nur noch, was wirklich anstehen sollte.

Kontakte ins CRM einpflegen

Aus jeder seriösen Anfrage wird automatisch ein Kontakt im CRM angelegt, mit allen relevanten Infos und dem Mail-Verlauf. Schluss mit „Wo war das nochmal?“.

So läuft das ab

So läuft das im Alltag

Sie ändern nichts an Ihrem Mail-Programm. Der Agent sitzt im Hintergrund und arbeitet still mit.

  1. 1

    E-Mail kommt rein

    Auf Ihrer normalen Adresse, ganz normal, wie immer. Der Agent liest mit, ohne dass der Absender etwas davon merkt.

  2. 2

    Agent klassifiziert

    Standard-Anfrage, Wichtig, Werbung, oder unklar. Innerhalb von Sekunden, mit Begründung im Hintergrund-Log.

  3. 3

    Antwort oder Weiterleitung

    Standard-Fragen werden direkt beantwortet (auf Wunsch erst nach Ihrer Freigabe). Alles Wichtige landet markiert in Ihrem Postfach.

  4. 4

    Sie bestätigen oder übernehmen

    Optional: jede Antwort braucht Ihren Daumen-hoch, bevor sie raus geht. Nach 2 Wochen kennen Sie den Agenten gut genug, dann lassen Sie ihn frei laufen.

Beispiel aus der Praxis

Business-Coach mit 30 Anfragen pro Woche

Coaching · Business-Coach

Eine Coachin im Berner Raum bekommt täglich 5–10 Mails: „Was kostet dein Programm?“, „Bietest du auch Online-Sessions an?“, „Hast du im April noch was frei?“. Früher: jeden Abend 45 Minuten Mail-Marathon. Heute beantwortet der Agent 70 % davon direkt, in ihrem warmen, persönlichen Ton, immer mit dem Hinweis auf das kostenlose Erstgespräch. Sie selbst beantwortet nur noch das, was wirklich individuell ist. Eingesparte Zeit pro Woche: rund 4 Stunden.

Technisch: Anbindung über IMAP an Ihr bestehendes Postfach (Gmail, Outlook, IONOS, Zoho, alle gängigen Anbieter). Workflow-Engine n8n auf Ihrem Server in Frankfurt. KI-Modell von Anthropic.

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Häufige Fragen

Was Sie wissen sollten

Liest der Agent ALLE meine E-Mails mit?+

Nur die, die in das konfigurierte Postfach kommen. Bestehende Ordner-Regeln können bleiben. Sie können Absender-Adressen, Domains oder Schlüsselwörter ausschließen, dann ignoriert der Agent diese Mails komplett.

Was, wenn der Agent etwas Falsches antwortet?+

Im Standard-Setup geht keine Antwort raus, ohne dass Sie sie kurz freigegeben haben. Erst wenn Sie nach 1–2 Wochen sehen, dass der Agent zuverlässig läuft, schalten wir auf vollautomatisch um. Sie können jederzeit zurück.

Wie wird das mit der DSGVO?+

E-Mail-Inhalte werden zur Verarbeitung an die KI gesendet, das ist im Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) geregelt. Anthropic ist DSGVO-konform und speichert keine Daten zum Training. Wir können auf Wunsch zusätzlich Personen-Namen und Telefonnummern vor der Verarbeitung anonymisieren.

Funktioniert das mit meinem CRM?+

Mit allen gängigen: Pipedrive, HubSpot, Bexio (Schweiz), CentralStation, Folk, sevDesk, lexoffice. Wenn Ihr CRM eine API hat, geht es. Falls Sie noch keins nutzen, schlagen wir ein passendes vor.

Was kostet der laufende Betrieb?+

Die Einrichtung ist Fixpreis (Erstgespräch ergibt das konkrete Angebot). Laufend zahlen Sie nur Hosting + ein Service-Paket ab 19 €/Monat (Updates, Monitoring, kleinere Anpassungen). KI-Kosten sind verbrauchsabhängig, bei normalem Postfach 5–15 €/Monat.

Allgemeine Fragen zu KI-Agenten? Zur Übersicht der KI-Agenten →

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