Projekt-Beispiel · Heilpraxis & Therapie
Praxis Kromer: Paket-Guthaben, Gruppen-Sessions und Einzeltermine in einer App
Die eine Kundin bezahlt pro Einzeltermin, die nächste hat ein 10er-Paket gekauft, die dritte bucht sich in die Gruppen-Meditation am Mittwochabend. Drei Preis-Logiken, ein Kalender, eine saubere Abrechnung. Was Calendly und Excel nicht können.
Illustratives Beispiel-Projekt. Zeigt die Art von Lösung, die Appgenau in der Praxis umsetzt.
Der Auftrag
Was die Praxis wirklich brauchte
Die Ausgangslage
Heilpraxis mit Inhaberin plus zwei Therapeutinnen. Angebot: klassische Einzeltermine (60 oder 90 Minuten), vergünstigte 10er-Pakete für Stammkunden, dazu Gruppen-Meditationen am Mittwochabend und ein monatlicher Atem-Workshop.
Bisher: Google Calendar fürs Team, SumUp fürs Bezahlen, Word-Vorlagen für Rechnungen, Excel für die Paket-Guthaben. Jede Woche ~3 Stunden administrativer Aufwand allein für die Paket-Buchhaltung.
Das Problem: Klientinnen rufen an und fragen „wie viele Sitzungen habe ich noch?“. Die Praxis muss zwei Minuten in Excel suchen. Bei Gruppenterminen weiss niemand genau, wer angemeldet ist.
Was die Inhaberin von uns wollte
- Online-Buchung direkt auf der Website: Einzel, Paket, Gruppe nebeneinander.
- Klienten-Portal mit Paket-Guthaben-Anzeige und Termin-Historie.
- Gruppen-Sessions mit Platz-Management und Warteliste.
- Automatische Rechnung je nach Session-Typ: Einzel = Einzelrechnung, Paket = Abzug vom Guthaben, Gruppe = Kleinbetrags-Sammelrechnung monatlich.
Vergleich
Warum Praxis-Standard-Tools hier nicht passen
| Tool | Was es kann | Warum es hier nicht reicht |
|---|---|---|
| Calendly / Doctolib | Online-Terminbuchung | Keine Paket-Logik, kein Klienten-Portal mit Guthaben, keine flexiblen Gruppen-Events |
| Medistar / Tomedo | KV-zertifizierte Kassensoftware | Auf Kassen-Abrechnung optimiert, überkomplex für Privatzahlerpraxen, 100+ €/Monat |
| Google Calendar + Excel | Kostet nichts, kann jede | Kein Kundenportal, Paket-Excel wird händisch geführt, fehleranfällig |
| Mindbody / Eversports | Studio-Software für Yoga, Fitness | Auf Kurs-Studios optimiert, Einzeltherapie-Flow passt nicht sauber rein |
| Theralytix / Terminland | Praxis-Termine mit Patientenakte | Starres Rechnungsmodell, Gruppen oft nur über Workarounds abbildbar |
Je kleiner und spezifischer eine Praxis ist, desto schlechter passen die Grosskaliber. Eine eigene App kostet einmalig weniger als ein Jahr Medistar und ist auf genau die Abläufe zugeschnitten, die die Praxis wirklich hat.
Unsere Lösung
Drei Session-Typen, ein sauberer Flow
In der Demo können Sie aus Kundinnen-Sicht buchen und aus Praxis-Sicht sehen, wie sich der Kalender und die Paket-Verwaltung aktualisieren.
Einzel-Session
60 oder 90 Minuten. Buchung mit sofortiger Rechnung nach dem Termin. Klassisch.
Paket-Session
10er-Paket vorab gekauft. Jede Buchung zieht 1 Guthaben ab. Kundin sieht Restguthaben im Portal, Praxis sieht es im Kalender.
Gruppen-Session
Feste Termine, begrenzte Plätze, Warteliste automatisch. Sammelrechnung am Monatsende, kein händisches Rechnen.
Der Moment, der Zeit spart
Eine Klientin ruft nicht mehr an mit „wie viele Sitzungen habe ich noch?“. Sie sieht es selbst im Portal. Gruppen-Termine mit Warteliste passen sich automatisch an. Und die Rechnungen erstellen sich nach dem Termin von selbst.
Jetzt selbst durchspielenTechnischer Aufbau
Wie das marktfähig wird
Antworten auf die Fragen, die vor dem Projekt kommen.
Wie kommen Klientinnen ins Portal?
Bei der ersten Online-Buchung wird ein Konto angelegt: E-Mail plus Passwort. Magic-Link zur Bestätigung der E-Mail. Stammkundinnen sind nach dem ersten Login dauerhaft eingeloggt auf ihrem Gerät. Gelegenheitskundinnen können auch als Gast buchen, ohne Konto, ohne Paket-Guthaben-Anzeige.
Benachrichtigungen wann und wie?
E-Mail direkt nach Buchung zur Bestätigung. SMS 24 h vor dem Termin als Erinnerung, reduziert No-Shows erfahrungsgemäss stark. Bei Paket-Guthaben unter 2 Sitzungen eine E-Mail an die Klientin mit Hinweis auf Nachkauf.
Datenschutz und Gesundheitsdaten
Gesundheitsdaten sind besonders sensibel. Deshalb: Hosting ausschliesslich in der EU, verschlüsselte Datenbank, Zugriffs-Logs für jede Praxis-Mitarbeiterin. Rechnungsdaten und Therapie-Notizen sind klar getrennt. Löschfristen nach gesetzlichen Vorgaben konfigurierbar.
Was, wenn eine Klientin absagt?
Absage bis 24 h vorher: kostenlos, Guthaben wird zurückgebucht. Danach: konfigurierbar zwischen 50 % oder 100 % Verrechnung. Die Praxis entscheidet, was in ihren AGB steht. Die App setzt es automatisch um.
Wie die App mit der Praxis wächst
Von der Buchung zum Praxis-Rückgrat
Buchung & Paket-Guthaben
- Online-Buchung für alle 3 Session-Typen
- Klienten-Portal mit Paket-Stand
- Gruppen-Termine mit Warteliste
- SMS-Erinnerung 24 h vor Termin
- Automatische Einzel-Rechnung nach Termin
Bezahlung & Dokumentation
- Stripe- oder TWINT-Integration
- Monatliche Sammelrechnung für Gruppen
- Therapie-Notizen pro Klientin
- Dokumenten-Ablage für Klientinnen
Geschäftsführung
- Jahres-Steuerexport (Bexio / DATEV)
- Mitarbeiter-Kalender mit Kapazität
- Auswertungen: Auslastung, Paket-Conversion
- Newsletter-Vorlagen mit Segmentierung
Warum so gestaffelt?
Phase 1 muss den Alltag sauber machen: Klientin bucht, Praxis sieht Termin, Rechnung läuft. Phase 2 bringt Geld-Effizienz, Phase 3 Management-Erkenntnisse. Jede Phase zahlt sich für sich. Keine halbfertige Baustelle, wenn nach Phase 1 Schluss sein sollte.
Ähnliche Praxis-Struktur?
Das Prinzip passt auch für Physio, Ergo, Yoga-Studios, Osteopathie, Logopädie, Coaching-Praxen: überall wo Einzel, Paket und Gruppe nebeneinander laufen. Ein 30-Minuten-Gespräch reicht für eine ehrliche Einschätzung.