Projekt-Beispiel · Handwerk
Rotwyl Garage: Werkstatt-App mit Kunden-Freigabe per SMS
Während der Reparatur findet der Mechaniker zusätzliche Mängel. Statt WhatsApp-Chaos und Sprachnachrichten bekommt der Kunde einen Link aufs Handy: Foto, Preis, ein Klick. Freigegeben oder nicht. Alles dokumentiert, keine Diskussion am Ende.
Illustratives Beispiel-Projekt. Zeigt die Art von Lösung, die Appgenau in der Praxis umsetzt.
Der Auftrag
Was die Werkstatt wirklich brauchte
Die Ausgangslage
Drei Mechaniker, ein Meister, rund 40 Aufträge pro Monat. Jeder zweite Service-Termin endet mit einem Anruf an den Kunden: Bremsbeläge am Limit, Keilriemen rissig, Lenkmanschette undicht. Soll das gemacht werden?
Bisheriger Ablauf: Mechaniker ruft an, beschreibt den Mangel, nennt einen groben Preis. Kunde sitzt im Meeting und sagt reflexartig „ja, machen Sie“. Am Ende steht eine Rechnung über 600 € statt der erwarteten 180 €.
Das Problem: keine visuelle Evidenz, kein schriftlicher Preis, keine saubere Freigabe. Streit am Abgabetag ist vorprogrammiert.
Was der Inhaber von uns wollte
- Mechaniker erfasst Zusatzposition am Tablet: Foto, Bezeichnung, Preis.
- Kunde bekommt Link aufs Handy, sieht Foto und Preis, klickt Freigeben oder Ablehnen.
- Werkstatt sieht live, was freigegeben ist, und arbeitet nur freigegebene Positionen ab.
- Abschluss-Rechnung zeigt nur die freigegebenen Positionen mit Foto und Zeitstempel der Freigabe.
Vergleich
Warum kein Standard-Tool das sauber löst
| Tool | Was es kann | Warum es hier nicht passt |
|---|---|---|
| Trello / Asana | Aufgaben in Spalten verschieben, Kommentare | Keine Kunden-Freigabe, keine öffentlichen Links mit Klick-Aktion, keine SMS-Pipeline |
| Schnelle Fotos und Chat | Nicht DSGVO-konform im Business-Einsatz, keine strukturierte Freigabe, Dokumentation unmöglich | |
| werbas / carlo / vector | Werkstatt-Branchensoftware mit voller Teile-Datenbank | Typisch rund 100–250 €/Monat pro Arbeitsplatz, bei drei Mechanikern schnell 300–750 €/Mo. Oft überdimensioniert für eine Quartiergarage mit einfachem Service-Flow. |
| Excel + SMS | Kostet nichts, jeder kanns | Keine Verknüpfung Foto → Freigabe → Rechnung. Bricht auseinander, sobald es hektisch wird. |
Der Punkt ist nicht, dass diese Tools schlecht sind. Sie sind nicht für diesen Workflow gebaut. Eine individuelle App ist hier billiger als die Branchensoftware und sauberer als die WhatsApp-Bastelei.
Unsere Lösung
Eine App, zwei Sichten, ein Prozess
Werkstatt und Kunde benutzen dieselbe App, aber mit komplett unterschiedlichen Ansichten. In der Demo können Sie beide Sichten parallel erleben.
Werkstatt-Sicht (Tablet)
Mechaniker öffnet den Auftrag, fügt gefundene Zusatzposition hinzu, macht ein Foto, setzt einen Preis, klickt „An Kunde senden“. Der Status der Position wandert von Entwurf über Wartet auf Freigabe zu Freigegeben oder Abgelehnt.
Kunden-Sicht (Handy, per Link)
Kunde erhält SMS oder E-Mail mit Link zu einer Seite, die seinen Fahrzeug-Auftrag zeigt. Pro offener Position: Foto, Beschreibung, Preis, Buttons Freigeben oder Ablehnen. Kein Login, kein Konto, einfach klicken.
Der Moment, auf den's ankommt
Der Mechaniker sieht in Echtzeit, welche Positionen freigegeben sind. Er arbeitet nur ab, was der Kunde bestätigt hat. Keine Diskussion am Abgabetag, kein „das hab ich nie so gesagt“. Das ist der Kern-Mehrwert, und den kann kein Standard-Tool von der Stange liefern.
Jetzt selbst durchspielenTechnischer Aufbau
Wie das marktfähig wird
Damit so eine App im Alltag funktioniert, müssen ein paar technische Entscheidungen klar sein. Hier die Antworten.
Wie kommt der Kunde in den Freigabe-Flow?
Per Magic-Link in einer SMS (Nummer wird bei Auftragsaufnahme erfasst). Kein Konto, kein Passwort. Der Link ist personalisiert und nur gültig, solange der Auftrag offen ist. Zusätzlich kommt eine E-Mail als Backup.
SMS oder E-Mail?
SMS für die zeitkritische Freigabe (Mechaniker wartet, Kunde ist unterwegs). E-Mail für Auftragsbestätigung, Abschluss und Rechnung. SMS-Kosten ca. 0,08 €/Nachricht. Bei 40 Aufträgen mit im Schnitt 2 Freigaben sind das rund 6 € pro Monat.
DSGVO und Datenschutz
Kunde stimmt der SMS-Benachrichtigung bei Auftragsannahme zu (kurze schriftliche Einwilligung auf dem Auftragsformular). Hosting in Frankfurt, Datenverarbeitung ausschließlich in der EU. Kein US-Anbieter in der Kette.
Was, wenn der Kunde ablehnt?
Position bleibt sichtbar im System als abgelehnt, wird aber nicht in der Rechnung aufgeführt. Mechaniker sieht den Status, setzt die Arbeit ohne diese Position fort. Ablehnung wird dokumentiert. Das hilft später bei Reklamationen.
Wie die App mit dem Geschäft wächst
Phase 1 live, Phase 2 und 3 in der Schublade
Individuelle Software ist kein Einmal-Wurf. Die erste Version muss schlank sein und den Kern-Nutzen liefern. Das, was morgen dazu soll, lässt sich später sauber ergänzen.
Der Kern-Flow
- Aufträge anlegen mit Fahrzeug und Kunde
- Zusatzpositionen mit Foto, Preis, Notiz
- SMS-Freigabe-Flow für Kunden
- Abschluss-Rechnung nur mit freigegebenen Positionen
Planung & Team
- Werkstatt-Kalender mit Hebebühnen-Belegung
- Aufträge Mechanikern zuweisen
- Zeiterfassung pro Auftrag
- Teile-Bestell-Status sichtbar für Kunde
Service-Historie & Kundenbindung
- Kundenportal mit Fahrzeug-Historie
- Service-Erinnerungen per Mail (nächster TÜV, Ölwechsel)
- Anfrage-Formular für Neutermine
- Schnittstelle zur Buchhaltung
Warum so gestaffelt?
Phase 1 liefert sofort spürbaren Nutzen und muss sich im Alltag bewähren. Phase 2 kommt, wenn der Inhaber ein konkretes Folgeproblem hat, nicht aus „wär ja schön“. So zahlt niemand für Funktionen, die er nicht braucht.
Sie haben einen ähnlichen Workflow?
Mid-Process-Freigaben, Foto-Doku, SMS-Flows: das lässt sich auch für Schreiner, Maler, Elektriker oder Sanitär-Betriebe genauso umsetzen. Ein 30-Minuten-Gespräch reicht für eine ehrliche Einschätzung.