Projekt-Beispiel · Coach & Berater
Lisa Brenner Coaching: 8-Wochen-Programm in Kohorten, eine App statt fünf Tools
Calendly für Termine, Teachable für Inhalte, Notion für Unterlagen, Stripe für Zahlung, Slack für die Gruppe. Und trotzdem verliert die Coachin den Überblick, wer in Woche 4 hängt. Die Lösung: ein Klientenportal, das Kohorten, Module und Peer-Austausch verbindet.
Illustratives Beispiel-Projekt. Zeigt die Art von Lösung, die Appgenau in der Praxis umsetzt.
Der Auftrag
Was die Coachin wirklich brauchte
Die Ausgangslage
Business-Coachin mit Schwerpunkt Führungskräfte-Entwicklung. Vier Kohorten pro Jahr à 10 Teilnehmer, jedes Programm läuft 8 Wochen. Pro Kohorte: wöchentliche Videomodule, Hausaufgaben, Live-Gruppencall, Peer-Feedback, plus zwei Einzelgespräche pro Klient.
Sie jongliert fünf Tools: Calendly, Teachable, Notion, Stripe und Slack. Jedes für sich funktioniert. Zusammen nicht.
Das Problem: sie weiß nicht mehr, wer in welcher Woche steht. Klienten verlieren Zugänge, Links, Passwörter. Peer-Feedback passiert nicht, weil niemand den Slack-Kanal nutzt. Und die Einzelcall-Vorbereitung kostet sie je Klient 20 Minuten.
Was die Coachin von uns wollte
- Ein Klientenportal mit aktueller Woche, Modul, Aufgabe, nächstem Call, alles auf einer Seite.
- Eine Coach-Sicht mit Fortschritts-Matrix: wer hat Woche 5 erledigt, wer hängt bei Woche 3?
- Peer-Feed pro Kohorte, in dem Klienten ihre Reflexionen teilen und sich gegenseitig antworten.
- Automatische E-Mails: Wochenstart, Hausaufgabe fällig, Call-Erinnerung.
Vergleich
Warum fünf Tools nicht das sind, was ein Tool sein könnte
| Tool | Was es kann | Warum es hier nicht reicht |
|---|---|---|
| Calendly | Terminbuchung | Versteht keine Kohorten, kein Programm-Fortschritt, keine Hausaufgaben |
| Teachable / Thinkific | Online-Kurs-Plattformen mit Video-Modulen, Cohort-Add-Ons | Kein flexibles Klientenportal mit Einzelbetreuung, kein integrierter Termin-Kalender, Peer-Features nur in Community-Modulen und oft in höheren Tarifstufen |
| Notion + Airtable | Flexible Datenbanken und Dokumente | Kein strukturiertes Klienten-Onboarding, Zugriffsrechte kompliziert, keine Rollen Coach vs. Klient |
| Slack | Team-Chat | Klienten installieren es nicht, Peer-Feedback versandet zwischen Memes und News |
| Podia / Kajabi | All-in-One Plattformen für Coaches | 90–190 €/Monat, starres Design, amerikanisches Rechnungs- und Datenschutz-Modell |
Jedes Tool ist für sich gut. Der Aufwand, sie zu verbinden, frisst aber die Zeit, die die Coachin eigentlich ihren Klienten geben will. Eine eigene App kostet einmalig mehr, amortisiert sich durch gesparte Zeit in wenigen Monaten und das Erlebnis für Klienten ist ein anderes.
Unsere Lösung
Eine App, zwei Rollen, ein Programm
In der Demo können Sie zwischen Coach- und Klient-Sicht umschalten und den Ablauf einer typischen Woche erleben.
Coach-Sicht (Browser)
Dashboard pro Kohorte mit Fortschritts-Matrix: 10 Klienten als Zeilen, 8 Wochen als Spalten, farbcodiert nach Status. Einzelklient-Profil zeigt Hausaufgaben-Antworten, anstehende Calls und Notizen aus vergangenen Sessions.
Klient-Sicht (Handy oder Desktop)
Startseite zeigt: aktuelle Woche, offenes Modul, fällige Hausaufgabe, nächster Call. Eine Seite, keine Suche, kein Login-Pingpong. Peer-Feed zeigt, was andere in der Kohorte diese Woche teilen.
Der Moment, der das Programm trägt
Die Fortschritts-Matrix. Auf einen Blick sehen, wer wo steht, ohne durch Spreadsheets zu scrollen. Wer in Woche 4 noch nicht abgegeben hat, bekommt eine Nachricht. Wer schon in Woche 6 ist, obwohl erst Woche 5 startet, wird gelobt. Coaching wird wieder persönlich statt administrativ.
Jetzt selbst durchspielenTechnischer Aufbau
Wie das marktfähig wird
Entscheidungen, die im Alltag den Unterschied machen.
Wie kommt der Klient ins Portal?
Nach Programmkauf erhält der Klient eine Willkommens-E-Mail mit Magic-Link. Beim ersten Klick setzt er ein Passwort. Ab dann normale E-Mail/Passwort-Anmeldung. Über 8 Wochen wird die App so oft besucht, dass sich das Login lohnt, anders als bei Einmal-Besuchern.
Welche Benachrichtigungen?
E-Mail zum Wochenstart mit Link zum neuen Modul. E-Mail 24 h vor dem Live-Call mit Agenda. Optional Browser-Push, wenn der Klient die App als PWA installiert. Keine SMS, Coaching ist kein zeitkritischer Kanal.
Peer-Feed: Öffentlich oder privat?
Strikt privat pro Kohorte. Nur die 10 Teilnehmer plus Coach sehen den Feed. Pro Post kann der Klient wählen: „Nur Coach“ oder „Ganze Kohorte“. Wichtig bei persönlichen Themen.
Und die Video-Module selbst?
Die Coachin hostet ihre Videos auf Vimeo oder ähnlichem Anbieter. Die App integriert die Videos nur per Embed-Link. So müssen wir keine Video-Infrastruktur aufbauen und die Coachin bleibt flexibel. Gleiches Prinzip für PDFs und Audio-Files: verlinken statt selbst hosten.
Wie die App mit dem Geschäft wächst
Mit der ersten Kohorte starten, danach ausbauen
Das Kohorten-Portal
- Kohorten anlegen mit 10 Teilnehmern
- 8 Wochen-Module mit Videos und Hausaufgaben
- Klient-Portal mit Wochenansicht
- Coach-Dashboard mit Fortschritts-Matrix
Peer & Termine
- Peer-Feed mit Kommentaren und Reaktionen
- Einzel-Call-Buchung direkt aus dem Portal
- Live-Call-Erinnerung 24 h vorher
- Notizen pro Klient aus Einzel-Sessions
Bezahlung & Skalierung
- Stripe-Integration mit Ratenzahlung
- Rabatt-Codes für Empfehlungen
- Templates für wiederkehrende Kohorten
- Alumni-Bereich für ehemalige Teilnehmer
Warum so gestaffelt?
Die erste Kohorte läuft oft noch ohne Peer-Feed und ohne Ratenzahlung. Da geht es nur darum, den Programm-Flow sauber hinzubekommen. Erst wenn Kohorte zwei läuft, merkt die Coachin, welches Feature wirklich fehlt. So bauen wir genau das, was benutzt wird.
Sie arbeiten auch in Kohorten oder Programmen?
Das Kohorten-Prinzip funktioniert für Coaches, Berater, Trainer und alle, die Menschen in Gruppen über mehrere Wochen durch einen Prozess begleiten. Ein 30-Minuten-Gespräch reicht für eine ehrliche Einschätzung.